Aufträge kommen rein.Ohne Handarbeit.
Im Großhandel kommen Bestellungen über EDI, Portal, Mail und Telefon herein – und werden trotzdem zu großen Teilen von Hand erfasst. Gleichzeitig müssen Gebinde, Pfand und kundenindividuelle Staffeln stimmen, bevor das Fahrzeug fährt. fabular bildet Bestelleingang, Konditionsfindung, Kommissionierung, Tour und Faktura als einen Vorgang ab – eine Sonderauswertung für einen einzelnen Handelspartner wird dabei nicht zum eigenen EDI-Projekt, sondern zur Beschreibung an fabAI.
fabular. Prozesskette
EchtzeitOffene Aufträge
128
Chargen heute
24
fabAI erkennt: Charge L-2481 läuft 3 Tage vor Mindesthaltbarkeit – FEFO-Vorschlag erstellt.
- B2B-Portal
- EDI-Automatisierung
- Gebindemanagement
- 100 %
- EDI-Automatisierung
- 24/7
- B2B-Portal-Zugang
- Echtzeit
- Lagerdaten mit Chargen
- 25+
- Jahre Erfahrung
Drei Engstellen im Großhandel
Jede Bestellung läuft über den Vertrieb
Geschäftskunden können nicht selbst bestellen. Jede Bestellung bindet Vertriebskapazität, die für Beratung fehlt.
B2B-Portal mit Zugriff auf Bestellung, Lieferstatus und Rechnungen.
Gebindestrukturen sind schwer abbildbar
Mehrweggebinde, Pfandartikel und Paletten-Karton-Einzelgebinde-Strukturen lassen sich in einem Standard-ERP kaum sauber darstellen.
Gebindemanagement, das alle Artikelstrukturen vollständig abbildet.
Aufträge werden manuell erfasst
Kundenaufträge aus externen Einkaufsplattformen müssen abgetippt werden. Das ist langsam, fehleranfällig und personalintensiv.
EDI und API übernehmen die Aufträge direkt.
Diese Seite richtet sich an Großhandelsbetriebe, die Gebinde, Pfand und kundenindividuelle Konditionen führen und ihre Aufträge heute noch aus EDI-Dateien, Mails und Telefonaten von Hand zusammensetzen – fabular bildet Bestellung, Kommissionierung, Tour und Faktura als einen durchgehenden Vorgang ab.
Was im Großhandel wirklich schwierig ist
Der einzelne Auftrag ist selten das Problem. Schwierig wird es dort, wo Gebinde, Konditionen und Touren zusammenkommen und jede Abweichung an mehreren Stellen nachgezogen werden muss.
- Leergut läuft dem Warenstrom hinterher: Mehrweggebinde und Paletten gehen mit der Lieferung hinaus, kommen unvollständig zurück und werden auf einem Konto geführt, das mit dem Warenbestand nichts zu tun hat.
- Streckengeschäft ohne eigenen Lagerdurchlauf: Die Ware geht direkt vom Lieferanten zum Kunden, trotzdem müssen Auftrag, Bestellung, Lieferantenrechnung und Faktura zueinander passen.
- Konditionen sind mehrstufig: Kundenpreis, Mengenstaffel, befristete Aktion und Jahresvereinbarung greifen ineinander. Welche Kondition am Ende gilt, muss zum Lieferzeitpunkt nachvollziehbar sein.
- EDI mit Handelsketten kennt kein Nachfragen: Bestellungen kommen automatisch, aber Artikelnummer, GLN, Gebindegröße und Preis müssen auf beiden Seiten identisch sein – sonst entsteht eine Rechnungsdifferenz statt eines Auftrags.
- Tourenbelieferung mit eigenem Fuhrpark: Kommissionierung, Ladefolge und Zeitfenster hängen zusammen, und eine Fehlmenge am Morgen verändert die Belegkette bis zur Rechnung.
- Rückstände und Teillieferungen: Fehlt eine Position, muss entschieden werden, ob nachgeliefert, ersetzt oder storniert wird – und der Kunde muss es erfahren, bevor das Fahrzeug losfährt.
Gebinde nur als Text im Artikelnamen
Wenn Palette, Karton und Einzelgebinde nicht als Struktur mit Umrechnungsfaktor hinterlegt sind, rechnet jede Abteilung anders. Bestand, Preis und EDI-Meldung driften auseinander.
Konditionen in Nebenlisten
Staffeln und Aktionen, die außerhalb des Systems gepflegt werden, sind im Streitfall nicht belegbar. Nachträgliche Gutschriften werden dann zur Regel.
EDI als Insellösung
Ein Konverter, der Nachrichten nur einliest, verlagert das Problem in eine Fehlerliste. Erst die Prüfung gegen Stammdaten, Preis und Bestand macht aus der Nachricht einen Auftrag.
Wie fabular das abbildet
B2B-Portal
- 1.Kundenspezifische Preise und Sortimente.
- 2.Bestellhistorie und Nachbestellung mit einem Klick.
- 3.Lieferstatus und Rechnungen einsehbar.
- 4.Rollen und Freigaben je Kundenorganisation.
Jeder Kunde sieht seine Konditionen, nicht eine allgemeine Preisliste.
Gebinde & Preise
- 1.Paletten, Kartons und Einzelgebinde als Struktur.
- 2.Mehrweggebinde und Pfand vollständig geführt.
- 3.Preislisten je Kunde, Staffel und Zeitraum.
- 4.Aktionen und Sonderkonditionen befristet.
EDI & Lager
- 1.EDI-Anbindung an Plattformen und Handelsketten.
- 2.Echtzeitbestände mit Chargenverfolgung.
- 3.Kommissionierung mobil per Scanner.
- 4.Versandabwicklung mit Carrier-Anbindung.
Vom Bestelleingang bis zur Rechnung
- Schritt 01
Bestellung kommt herein
EDI, Portal oder Innendienst
Aufträge aus EDI-Nachrichten, aus dem B2B-Portal und aus der telefonischen Erfassung landen im selben Auftragsbestand. Kundenzuordnung, Artikel und Gebindegröße werden gegen die Stammdaten geprüft, bevor der Auftrag in die Abwicklung geht.
- Schritt 02
Kondition wird ermittelt
beim Anlegen des Auftrags
Kundenpreisliste, Mengenstaffel und befristete Aktion werden zum Lieferdatum ausgewertet. Der ermittelte Preis bleibt am Auftrag dokumentiert, damit später nachvollziehbar ist, welche Kondition gegriffen hat.
- Schritt 03
Kommissionierung nach Tour
Lager, am Vortag oder früh am Liefertag
Die Kommissionierliste entsteht aus dem Auftrag und folgt der Ladefolge der Tour. Die mobile Erfassung per Scanner hält Charge und Mindesthaltbarkeit fest. Fehlmengen werden sofort sichtbar und lösen die Entscheidung über Nachlieferung oder Storno aus.
- Schritt 04
Auslieferung und Leergutrücknahme
Fahrer:innen vor Ort
Beim Kunden werden gelieferte Mengen bestätigt und zurückgenommene Mehrweggebinde erfasst. Die Rücknahme läuft als Bewegung auf dasselbe Gebindekonto, das die Auslieferung belastet hat, und nicht als Notiz auf dem Lieferschein.
- Schritt 05
Faktura und Nachweis
im Tageslauf
Die Rechnung entsteht aus der tatsächlich gelieferten Menge samt Gebinde- und Pfandpositionen und geht je nach Kunde als EDI-Rechnung oder als Beleg hinaus. Abweichungen zwischen Auftrag und Lieferung bleiben am Vorgang dokumentiert.
Großhandel mit fabular
Wie bildet fabular Mehrweggebinde und Pfand ab?
Gebinde werden als eigene Struktur geführt, nicht als Textzusatz am Artikelnamen. Palette, Karton und Einzelgebinde hängen über Umrechnungsfaktoren zusammen, Mehrweggebinde und Pfandartikel laufen als eigene Positionen mit. Die Auslieferung belastet das Gebindekonto des Kunden, die Rücknahme entlastet es wieder. Der Saldo ist damit jederzeit ablesbar und muss nicht am Jahresende rekonstruiert werden.
Können wir Streckengeschäfte über fabular abwickeln?
Beim Streckengeschäft geht die Ware direkt vom Lieferanten zum Kunden, ohne eigenen Lagerdurchlauf. Die Belegkette bleibt trotzdem vollständig: Kundenauftrag, zugehörige Bestellung, Lieferantenrechnung und Kundenfaktura bleiben miteinander verknüpft, sodass Mengen und Marge je Vorgang nachvollziehbar sind. Wie Ihre Konstellation im Detail abgebildet wird, etwa bei Teillieferungen oder abweichenden Mengen, sehen wir uns am konkreten Fall an.
Was passiert, wenn eine EDI-Bestellung nicht zu unseren Stammdaten passt?
Die Nachricht wird geprüft, bevor daraus ein Auftrag wird. Stimmen Artikelnummer, Gebindegröße, GLN oder Preis nicht mit den hinterlegten Stammdaten überein, bleibt der Vorgang zur Klärung stehen, statt still eine falsche Lieferung auszulösen. Das ist der Unterschied zu einem reinen Konverter: Die Prüfung passiert in dem System, in dem der Auftrag danach auch kommissioniert und fakturiert wird.
Wie werden kundenspezifische Preise, Staffeln und Aktionen gepflegt?
Preislisten werden je Kunde, Staffel und Zeitraum geführt, Aktionen und Sonderkonditionen mit Beginn und Ende. Beim Anlegen des Auftrags wird die zum Lieferdatum gültige Kondition ermittelt und am Vorgang festgehalten. Damit ist auch Monate später nachvollziehbar, welcher Preis warum gegolten hat. Die häufigste Ursache für nachträgliche Gutschriften fällt damit weg.
Ersetzt das B2B-Portal einen eigenen Webshop?
Für den Geschäftskundenvertrieb in vielen Fällen ja. Das Portal zeigt jedem Kunden sein Sortiment und seine Konditionen, dazu Bestellhistorie, Lieferstatus und Rechnungen, mit Rollen und Freigaben je Kundenorganisation. Wer zusätzlich Endkundengeschäft betreibt, kann einen Shop anbinden. Bestände und Preise kommen in beiden Fällen aus demselben System.
Wie hängen Kommissionierung und Tourenbelieferung zusammen?
Die Kommissionierung folgt der Tour. Die Liste entsteht aus dem Auftrag und berücksichtigt die Ladefolge, damit am Fahrzeug nicht umgeschlichtet werden muss. Erfasst wird mobil per Scanner, samt Charge und Mindesthaltbarkeit. Eine Fehlmenge ist damit vor der Abfahrt sichtbar und nicht erst beim Kunden, und die Entscheidung über Nachlieferung oder Storno fällt, solange sie noch etwas ändert.
Unternehmen, die mit fab4minds arbeiten
Ein Auszug aus unserem Kundenkreis – Betriebe mit vergleichbaren Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Chargenführung und Nachweispflichten.
- Naturkost Ernst Weber
- RWA
- BayWa
- B2 Biomarkt
Bevor Sie ein System auswählen
Ein abgegrenztes Beratungsmandat mit festem Umfang, festem Preis und schriftlichem Ergebnis. Auch dann sinnvoll, wenn am Ende kein Systemwechsel steht.
Digitalisierungsberatung für den Großhandel
Wir nehmen Ihre Auftragswege auf – von der EDI-Nachricht über die Konditionsfindung bis zur Faktura – und zeigen, welche Schritte tatsächlich Handarbeit sind und welche es nicht sein müssten.
- Auftragseingang aus EDI, Portal, Mail und Telefon aufnehmen und bewerten
- Konditions- und Staffellogik dokumentieren, samt der Nebenlisten, die niemand offiziell führt
- Gebinde-, Pfand- und Leergutprozesse vom Lager bis zur Abrechnung durchgehen
- Maßnahmenplan mit Aufwand, Wirkung und Reihenfolge
Sprechen wir über Ihre Auftragserfassung
Wie viele Aufträge werden heute abgetippt? Im Beratungsmandat gehen wir das an einem echten Auftragstag durch und zeigen, was über EDI und Portal von selbst hereinkommt. Wenn Ihnen das Ergebnis nicht weiterhilft, erstatten wir das Honorar.