Qualität steuern.Nachweise sichern.
Als Inhaber eines Gütesiegels stehen Sie für einen Standard ein – die Daten, die ihn belegen, liegen aber bei Ihren Lizenznehmern, deren Laboren und den Zertifizierungsstellen. Wer den aktuellen Stand eines Partners erst erfragen muss, kann über die Kette keine belastbare Aussage treffen. fabular führt Lizenzen, Zertifikate, Auditergebnisse und Labelentgelte an einer Stelle zusammen. Auch ein neues Auswertungsraster über die Partnerkette entsteht im Gespräch mit fabAI – auf denselben geprüften Daten, nicht in einer weiteren Tabelle neben dem Partnerportal.
fabular. Prozesskette
EchtzeitOffene Aufträge
128
Chargen heute
24
fabAI erkennt: Charge L-2481 läuft 3 Tage vor Mindesthaltbarkeit – FEFO-Vorschlag erstellt.
- Zentrale QS-Daten
- Risikobasierte Audits
- Automatisierte Entgelte
- 100 %
- automatisierte Abrechnung
- Echtzeit
- QS-Daten aller Partner
- 24/7
- Partnerportal-Zugang
- 25+
- Jahre Erfahrung
Drei Probleme in der Labelverwaltung
QS-Daten liegen bei den Partnern
Prüfberichte und Zertifikate verteilen sich über viele Beteiligte. Es gibt keine gemeinsame Stelle, an der der aktuelle Stand für alle sichtbar ist.
Eine zentrale Drehscheibe für alle Prüf- und Zertifizierungsdaten.
Audits ohne Risikobezug
Audits werden pauschal geplant statt risikoorientiert. Ressourcen gehen dort hin, wo sie am wenigsten gebraucht werden.
Priorisierung nach Abweichungshistorie und Produktgruppe.
Entgelte werden manuell abgerechnet
QS-Leistungen und Labelnutzungsentgelte werden von Hand berechnet. Bei komplexen Modellen ist das aufwendig und fehleranfällig.
Abrechnung automatisch aus Vertragskondition und Prüfergebnis.
Diese Seite richtet sich an Inhaber eines Gütesiegels oder Standards, die Lizenzen vergeben, Partner auditieren und Entgelte abrechnen – fabular führt Lizenzumfang, Zertifikatsgültigkeit, Auditergebnis und Abrechnung an einem Partnerdatensatz zusammen.
Was in der Labelvergabe wirklich schwierig ist
Ein Standard steht und fällt mit seiner Belegbarkeit. Schwierig wird es dort, wo die belegenden Daten nicht im eigenen Haus entstehen und trotzdem jederzeit aktuell sein müssen.
- Die Daten liegen bei den Lizenznehmern: Prüfberichte, Zertifikate und Analysenergebnisse entstehen bei Partnern, Laboren und Zertifizierungsstellen – Sie sehen sie erst, wenn jemand sie schickt.
- Der Geltungsbereich einer Lizenz ist selten der ganze Betrieb: Sie gilt für bestimmte Produkte, Standorte oder Rohstoffherkünfte, und genau diese Abgrenzung entscheidet, ob eine Kennzeichnung gedeckt ist.
- Zertifikate laufen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ab: Jedes hat eigene Gültigkeit und eigenen Umfang. Ohne Überwachung wirbt ein Partner weiter mit dem Zeichen, während dessen Grundlage bereits erloschen ist.
- Audits müssen begründbar geplant sein: Wer wann geprüft wird, sollte sich aus Risiko und Historie ableiten lassen und nicht aus der Reihenfolge im Ordner – sonst ist die Auditplanung selbst angreifbar.
- Abweichungen brauchen einen Nachlauf: Erledigt ist eine Abweichung erst, wenn Maßnahme, Frist und Wirksamkeitsnachweis vorliegen. Diese Kette reißt in E-Mail-Verläufen regelmäßig ab.
- Entgelte hängen an bewegten Größen: Labelentgelte richten sich nach gemeldeten Mengen, Umsätzen oder der Zahl lizenzierter Produkte. Die Abrechnung ist nur so gut wie die Meldungen der Partner.
Ein Standard ist nur so belastbar wie sein Nachweis
Wenn der aktuelle Zertifizierungsstand eines Partners erst erfragt werden muss, ist die Aussage über die Kette im Ernstfall nicht haltbar.
Mehrstufige Ketten
Lizenznehmer haben selbst Vorlieferanten. Ohne Verknüpfung über die Stufen hinweg endet die Prüfbarkeit bei der ersten Ebene.
Entgelte ohne Datengrundlage
Wo Mengenmeldungen per Formular hereinkommen, wird die Abrechnung zur Nachrechnung. Meldung, Prüfergebnis und Rechnung gehören an denselben Partnerdatensatz.
Wie fabular das abbildet
Lizenz & Label
- 1.Lizenzen mit Laufzeit, Umfang und Auflagen.
- 2.Nutzungsrechte je Produkt und Partner.
- 3.Ablaufende Lizenzen werden rechtzeitig gemeldet.
- 4.Markenverwendung dokumentiert und prüfbar.
QS-Drehscheibe
- 1.Prüfberichte aller Partner an einem Ort.
- 2.Zertifikate mit Gültigkeit und Umfang.
- 3.Abweichungen mit Maßnahmen nachverfolgt.
- 4.Auswertungen über die gesamte Partnerkette.
Erst wenn die Daten zusammenlaufen, lässt sich ein Standard auch belegen.
Partner & Abrechnung
- 1.Mitglieder- und Partnerverwaltung mit Historie.
- 2.Portal für Selbstauskünfte und Unterlagen.
- 3.Entgelte automatisch nach Modell berechnet.
- 4.Beitrags- und Leistungsabrechnung in einem Lauf.
Von der Aufnahme bis zur Entgeltabrechnung
- Schritt 01
Antrag und Aufnahme
Lizenzstelle
Der Antrag eines Betriebs wird mit Stammdaten, Standorten und den Produkten erfasst, für die das Zeichen genutzt werden soll. Bereits vorhandene Zertifikate werden mit Gültigkeit und Umfang hinterlegt, sodass von Beginn an sichtbar ist, was belegt ist und was noch fehlt.
- Schritt 02
Lizenz erteilen und Umfang festlegen
mit Laufzeit und Auflagen
Die Lizenz hält fest, für welche Produkte, Standorte und Zeiträume das Label verwendet werden darf, samt Auflagen. Damit ist die Frage, ob eine konkrete Kennzeichnung gedeckt ist, jederzeit beantwortbar und keine Auslegungssache.
- Schritt 03
Auditplanung nach Risiko
je Planungsperiode
Die Priorisierung entsteht aus Abweichungshistorie, Produktgruppe, Herkunft und der Zeit seit der letzten Prüfung. So geht Prüfkapazität dorthin, wo das Risiko liegt, und die Planung selbst ist nachvollziehbar begründet.
- Schritt 04
Audit, Abweichung, Maßnahme
Auditor:innen vor Ort
Prüfergebnisse und Abweichungen werden am Partner dokumentiert, mit Maßnahme, Zuständigkeit und Frist. Der Vorgang bleibt offen und erscheint in der Nachverfolgung, bis der Wirksamkeitsnachweis vorliegt.
- Schritt 05
Meldung und Abrechnung
periodisch
Partner melden ihre Bezugsgrößen über das Portal. Aus Meldung, Vertragskondition und Lizenzumfang entsteht die Entgeltabrechnung in einem Lauf, gemeinsam mit Beiträgen und weiteren QS-Leistungen.
Labelmanagement mit fabular
Worin unterscheidet sich ein Labelgeber von einer Zertifizierungsstelle?
Der Labelgeber ist Inhaber des Standards und des Zeichens: Er legt die Anforderungen fest, vergibt Lizenzen und entscheidet über die Nutzung des Siegels. Die Zertifizierungsstelle prüft im Auftrag und stellt Zertifikate aus. Beide Rollen brauchen andere Daten – der Labelgeber den Überblick über Lizenzen, Partner und Entgelte, die Zertifizierungsstelle die Auftrags- und Auditabwicklung. Für beide Seiten gibt es eine eigene Fachlösung.
Wie behalten wir auslaufende Zertifikate und Lizenzen im Blick?
Lizenzen und Zertifikate werden mit Gültigkeit und Umfang geführt, nicht als abgelegtes Dokument. Läuft eine Gültigkeit aus, wird das mit Vorlauf gemeldet, sodass die Verlängerung angestoßen werden kann, bevor die Grundlage für die Zeichennutzung entfällt. Ohne diese Überwachung fällt der Ablauf erst auf, wenn ein Partner mit einem Siegel wirbt, das nicht mehr gedeckt ist.
Wie lässt sich eine risikobasierte Auditplanung begründen?
Die Planung stützt sich auf Merkmale, die ohnehin gepflegt werden: Abweichungshistorie, Produktgruppe, Herkunft der Rohstoffe und Zeit seit der letzten Prüfung. Daraus entsteht eine Priorisierung, die sich im Zweifel erklären lässt. Entschieden wird weiterhin im Haus – das System liefert die Reihenfolge und die Begründung dafür, nicht das Urteil.
Wie kommen die Daten unserer Partner ins System, ohne dass wir sie abtippen?
Über das Partnerportal. Lizenznehmer laden Zertifikate, Selbstauskünfte, Prüfberichte und Mengenmeldungen selbst hoch, und die Unterlagen landen direkt am Partnerdatensatz statt in einem Postfach. Für die Partner ist ersichtlich, welche Nachweise fehlen und wann sie fällig sind. Für Sie entfällt damit die Nachfassarbeit, die sonst den größten Teil der Zeit bindet.
Wie werden Labelentgelte abgerechnet, wenn jedes Modell anders aussieht?
Die Entgelte entstehen aus Vertragskondition und gemeldeter Bezugsgröße, etwa Menge, Umsatz oder Zahl der lizenzierten Produkte, und werden in einem Lauf gemeinsam mit Beiträgen und weiteren QS-Leistungen fakturiert. Mehrere Modelle nebeneinander sind der Normalfall. Welche Größen und Staffeln in Ihrem Modell greifen, bilden wir in der Einführung ab.
Was passiert, wenn ein Partner eine Abweichung nicht behebt?
Die Abweichung bleibt als offener Vorgang mit Maßnahme, Zuständigkeit und Frist bestehen und erscheint in der Nachverfolgung, bis der Wirksamkeitsnachweis vorliegt. Bleibt er aus, ist der Verlauf dokumentiert, wenn über Auflagen, Nachaudit oder das Ruhen der Lizenz entschieden wird. Die Entscheidung trifft Ihr Gremium, das System hält den Vorgang lückenlos fest.
Unternehmen, die mit fab4minds arbeiten
Ein Auszug aus unserem Kundenkreis – Betriebe mit vergleichbaren Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Chargenführung und Nachweispflichten.
- SONNENTOR
- Donau Soja
- Landgarten
- Taifun Tofu
Bevor Sie ein System auswählen
Ein abgegrenztes Beratungsmandat mit festem Umfang, festem Preis und schriftlichem Ergebnis. Auch dann sinnvoll, wenn am Ende kein Systemwechsel steht.
Digitalisierungsberatung für Labelgeber
Wir gehen Ihre Partnerkette durch: wie Lizenzen entstehen, woher QS-Daten kommen, wie Audits geplant werden und wie daraus die Entgeltabrechnung wird.
- Lizenz- und Zertifikatsführung samt Geltungsbereich aufnehmen
- Datenwege von Partnern, Laboren und Zertifizierungsstellen dokumentieren
- Auditplanung auf eine nachvollziehbare Risikologik stellen
- Entgeltmodelle und Meldeprozesse auf Abrechenbarkeit prüfen
Sprechen wir über Ihre Partnerkette
Wie viele Stellen müssen heute angefragt werden, um den QS-Stand eines Partners zu kennen? Genau daran setzt das Beratungsmandat an. Wenn Ihnen das Ergebnis nicht weiterhilft, erstatten wir das Honorar.