Einmal dokumentieren.Am Bett, nicht am PC.
In der Pflege wird am Bett auf Papier notiert und später am PC nacherfasst. Der Aufwand fällt zweimal an, Details gehen verloren, und eine nicht dokumentierte Leistung gilt gegenüber dem Kostenträger als nicht erbracht. fabular verlegt die Dokumentation an den Ort der Leistung und macht daraus zugleich den Nachweis für Prüfung und Abrechnung.
fabular. Prozesskette
EchtzeitOffene Aufträge
128
Chargen heute
24
fabAI erkennt: Charge L-2481 läuft 3 Tage vor Mindesthaltbarkeit – FEFO-Vorschlag erstellt.
- Mobile Erfassung
- Rechtssichere Nachweise
- Alerting bei Lücken
- 100 %
- rechtssichere Nachweise
- Mobil
- Erfassung am Bett
- 24/7
- Alarmierung
- 1
- Erfassung statt Nacherfassung
Drei Probleme im Pflegealltag
Dokumentation läuft doppelt
Pflegekräfte notieren auf Papier und erfassen später am PC nach. Der Aufwand fällt zweimal an, und zwischen beiden Schritten gehen Details verloren.
Mobile Erfassung am Bett – einmal dokumentiert, sofort im System.
Fehlende Einträge fallen zu spät auf
Lücken in der Dokumentation werden erst bei der nächsten Kontrolle entdeckt. Bis dahin fehlt der Nachweis für erbrachte Leistungen.
Automatisches Alerting erkennt fehlende Dokumentation sofort.
Nachweise müssen zusammengestellt werden
Rechtssichere Leistungsnachweise für Kassen und Behörden entstehen manuell. Das bindet Leitungskapazität, die für Pflege fehlt.
Nachweise automatisch im geforderten Format erstellt und archiviert.
Diese Seite richtet sich an Pflegeeinrichtungen und Pflegedienste, in denen am Bett auf Papier notiert und später am PC nacherfasst wird – fabular verlegt die Dokumentation an den Ort der Leistung und macht daraus zugleich den Leistungsnachweis für die Abrechnung.
Was in der Pflege wirklich schwierig ist
An der fachlichen Qualität scheitert es selten. Schwierig wird es dort, wo Dokumentation, Dienstwechsel und Nachweispflicht mit der knappsten Ressource kollidieren, die es in der Pflege gibt: Zeit.
- Dokumentiert wird zwischen zwei Zimmern: Wer am Bett arbeitet, hat weder Zeit noch freie Hände für eine Erfassungsmaske mit zwanzig Feldern.
- Der Nachweis entscheidet über die Vergütung: Eine erbrachte, aber nicht dokumentierte Leistung ist gegenüber dem Kostenträger nicht erbracht.
- Lücken fallen zu spät auf: Fehlende Einträge werden bei der nächsten Kontrolle entdeckt, oft Wochen später, wenn sich niemand mehr an den Dienst erinnert.
- Übergaben sind der kritische Moment: Was mündlich weitergegeben wird, steht selten in der Dokumentation und fehlt genau dann, wenn der Dienst wechselt.
- Personalwechsel und Springer:innen: Aushilfen und Leihkräfte müssen ohne lange Einarbeitung dokumentieren können, sonst entsteht die Lücke am ersten Tag.
- Gesundheitsdaten sind besonders geschützt: Zugriff, Weitergabe und Aufbewahrung unterliegen strengen Regeln, und trotzdem müssen die richtigen Personen im Dienst sofort sehen, was sie brauchen.
- Eine zusätzliche Auswertung für die Pflegedienstleitung lässt sich fabAI im Gespräch beschreiben, ohne dass Gesundheitsdaten dafür ein zweites, selbstgebautes Werkzeug durchlaufen.
Erfassung am PC im Stationszimmer
Wird dokumentiert, sobald wieder Zeit ist, entsteht die Dokumentation aus dem Gedächtnis. Beobachtungen, die pflegefachlich wichtig wären, gehen dabei verloren.
Papier als Zwischenschritt
Der Zettel in der Kitteltasche ist schnell, erzeugt aber die zweite Erfassung. Der Aufwand verdoppelt sich, und die Nacherfassung ist der Ort, an dem Lücken entstehen.
Zugriff ohne Rollenkonzept
Ein gemeinsamer Zugang für den ganzen Dienst ist bequem und im Datenschutz nicht haltbar. Wer was gesehen und geändert hat, muss nachvollziehbar bleiben.
Wie fabular das abbildet
Aufnahme & Pflegeplan
- 1.Aufnahmegespräch strukturiert erfasst.
- 2.Pflegeplan mit Maßnahmen und Intervallen.
- 3.Biografie und Angehörige hinterlegt.
- 4.Änderungen mit Zeitstempel nachvollziehbar.
Tägliche Dokumentation
- 1.Erfassung mobil am Bett, auch offline.
- 2.Vitalwerte, Maßnahmen und Beobachtungen.
- 3.Medikamentengabe mit Bestätigung.
- 4.Übergaben strukturiert statt mündlich.
Offlinefähigkeit entscheidet, ob im Alltag digital dokumentiert wird oder doch auf Papier.
Nachweise & Abrechnung
- 1.Leistungsnachweise im geforderten Format.
- 2.Alerting bei fehlender Dokumentation.
- 3.Abrechnung aus der Dokumentation heraus.
- 4.Prüfungsunterlagen gezielt abrufbar.
Von der Aufnahme bis zur Abrechnung
- Schritt 01
Aufnahme und Anamnese
Pflegefachkraft, bei Einzug oder Erstbesuch
Aufnahmegespräch, Biografie, Angehörige, Diagnosen und Risiken werden strukturiert erfasst. Aus dieser Grundlage entsteht die Pflegeplanung, statt sie später aus verstreuten Notizen zusammenzusetzen.
- Schritt 02
Pflegeplanung festlegen
mit Maßnahme und Intervall
Maßnahmen werden mit Intervall, Zuständigkeit und Zielsetzung hinterlegt. Damit ist für jeden Dienst ersichtlich, was ansteht, und zugleich ist die Grundlage für die spätere Leistungserfassung gelegt.
- Schritt 03
Tägliche Dokumentation am Bett
mobil, im laufenden Dienst
Durchgeführte Maßnahmen, Vitalwerte, Beobachtungen und Medikamentengaben werden dort erfasst, wo sie stattfinden, auch ohne Verbindung. Jeder Eintrag trägt Zeitstempel und Person; Korrekturen bleiben als Änderung nachvollziehbar, statt den ursprünglichen Eintrag zu überschreiben.
- Schritt 04
Übergabe und Kontrolle
bei jedem Dienstwechsel
Die Übergabe stützt sich auf die dokumentierten Einträge des Dienstes statt auf Erinnerung. Fehlt eine geplante Maßnahme, meldet das System die Lücke, solange sie noch geklärt oder nachgeholt werden kann.
- Schritt 05
Leistungsnachweis und Abrechnung
zum Abrechnungslauf
Die Abrechnung entsteht aus der Dokumentation und nicht aus einer zweiten Erfassung. Leistungsnachweise werden im geforderten Format erzeugt und archiviert, sodass sich für eine Prüfung gezielt die Unterlagen zu einer Person und einem Zeitraum abrufen lassen.
Pflegedokumentation mit fabular
Wie sorgt das System dafür, dass keine Dokumentationslücken entstehen?
Die Pflegeplanung gibt vor, welche Maßnahmen in welchem Intervall anstehen. Bleibt ein geplanter Eintrag aus, meldet das System die Lücke, statt sie bis zur nächsten Kontrolle offen zu lassen. Der Unterschied ist zeitlich: Eine Lücke, die im laufenden Dienst auffällt, lässt sich klären; eine Lücke, die drei Wochen später auffällt, ist ein fehlender Nachweis.
Funktioniert die Erfassung am Bett auch ohne WLAN?
Ja. Die Erfassung funktioniert offline, die Daten werden übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Das ist in der stationären wie in der mobilen Pflege entscheidend, weil Funklöcher in Gebäuden und unterwegs der Normalfall sind. Ohne Offlinefähigkeit weicht der Alltag auf Papier aus, und damit ist der doppelte Aufwand zurück.
Wie werden Leistungen für die Abrechnung mit Kostenträgern erfasst?
Aus der Dokumentation selbst. Die im Pflegeplan hinterlegten Maßnahmen sind zugleich die abrechenbaren Leistungen; wird eine Maßnahme als durchgeführt erfasst, steht sie für die Abrechnung zur Verfügung. Eine zweite Erfassung für den Kostenträger entfällt, und Abweichungen zwischen dokumentierter und abgerechneter Leistung entstehen gar nicht erst. Welche Leistungsarten und Formate für Ihre Kostenträger gelten, richten wir in der Einführung ein.
Wie bereiten wir uns damit auf eine Prüfung vor?
Indem die Unterlagen bereits vollständig sind. Pflegeplanung, durchgeführte Maßnahmen, Vitalwerte, Medikamentengaben und Übergaben hängen mit Zeitstempel an der jeweiligen Person. Für eine Prüfung durch den Medizinischen Dienst oder eine Aufsichtsbehörde lassen sich die Unterlagen zu einer Person und einem Zeitraum gezielt abrufen. Der Aufwand verschiebt sich vom Zusammenstellen zum Durchsehen.
Wie wird der Datenschutz bei Gesundheitsdaten gewahrt?
Über Rollen und Rechte statt über einen gemeinsamen Zugang. Wer welche Daten sehen und ändern darf, wird je Rolle festgelegt, und jede Änderung bleibt mit Zeitstempel und Person nachvollziehbar. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach der DSGVO. Die technischen Voraussetzungen dafür bringt das System mit, die Festlegung der Berechtigungen bleibt Ihre Entscheidung.
Wie aufwendig ist die Einarbeitung für Pflegekräfte?
Die Erfassung folgt dem Pflegeprozess und nicht einer Formularlogik: Wer weiß, welche Maßnahme ansteht, findet sie auch in der Anwendung. Für Springer:innen und Aushilfen ist das der wichtigere Punkt, weil sie ohne lange Einarbeitung dokumentieren müssen. Wie die Oberflächen im Detail aussehen, stimmen wir in der Einführung mit den Pflegekräften ab, die damit arbeiten.
Unternehmen, die mit fab4minds arbeiten
Ein Auszug aus unserem Kundenkreis. Die genannten Unternehmen arbeiten mit fabular; welche Fachlösung sie im Einsatz haben, unterscheidet sich.
- Certisys · Ecocert
- Donau Soja
- Bergkräuter
Bevor Sie ein System auswählen
Ein abgegrenztes Beratungsmandat mit festem Umfang, festem Preis und schriftlichem Ergebnis. Auch dann sinnvoll, wenn am Ende kein Systemwechsel steht.
Digitalisierungsberatung für Pflegeeinrichtungen
Wir gehen einen Dienst mit den Pflegekräften durch, die ihn arbeiten: was wann notiert wird, wo nacherfasst wird und an welcher Stelle der Nachweis für die Abrechnung entsteht.
- Dokumentationsweg von der Aufnahme bis zum Leistungsnachweis aufnehmen
- Doppelerfassung und Papierzwischenschritte im laufenden Dienst sichtbar machen
- Berechtigungs- und Datenschutzfragen bei Gesundheitsdaten klären
- Change-Begleitung für die Umstellung auf mobile Erfassung
Sprechen wir über Ihre Nacherfassung
Wie viele Stunden gehen pro Woche für Nacherfassung am PC auf? Im Beratungsmandat rechnen wir das an Ihrem Dienstplan durch und zeigen, was mobile Erfassung ändert. Wenn Ihnen das Ergebnis nicht weiterhilft, erstatten wir das Honorar.