Dokumente am Vorgang.Nicht im Ablagesystem.
Ein Dokument gehört dorthin, wo der Vorgang steht: an den Auftrag, die Charge, den Partner. Das DMS ist Teil der Plattform, nicht ein zweites System daneben – Papierflut und Versionschaos entfallen, und die Ablage bleibt revisionssicher.
fabular. Prozesskette
EchtzeitOffene Aufträge
128
Chargen heute
24
fabAI erkennt: Charge L-2481 läuft 3 Tage vor Mindesthaltbarkeit – FEFO-Vorschlag erstellt.
- Revisionssicher
- Volltextsuche per OCR
- Freigabe-Workflows
Was eine getrennte Ablage kostet
Ein Dokument, das nicht am Vorgang hängt, wird zweimal gesucht: einmal beim Ablegen, einmal beim Prüfen.
Dokumente liegen verteilt auf Laufwerken, in E-Mails und auf Papier
Wer eine Rechnung, einen Lieferschein oder ein Zertifikat sucht, fragt zuerst im Team nach, statt im System zu schauen. Versionsstände unterscheiden sich je nachdem, wer zuletzt gespeichert hat.
Eine Ablage direkt am Vorgang – ein Dokument, eine Version, ein Fundort.
Freigaben laufen an der Ablage vorbei
Eine Rechnung wird per E-Mail freigegeben, aber nie mit dem Beleg verknüpft. Bei einer Prüfung fehlt der Nachweis, wer wann zugestimmt hat.
Freigabe und Ablage sind derselbe Vorgang, nicht zwei getrennte Schritte.
Eine Prüfung wird zur Wochenaufgabe
Belege für einen Prüfungszeitraum zusammenzusuchen bindet Zeit, die eigentlich für das Tagesgeschäft gebraucht wird – vor allem, wenn Unterlagen bei mehreren Personen liegen.
Nachweise sind über den Vorgang, den Zeitraum oder die Charge gezielt abrufbar.
Was das Modul abdeckt
Strukturierte Ablage
Dokumente werden nach Belegart, Projekt, Kunde oder Prozess automatisch abgelegt – verschlagwortet, versioniert und in Sekunden auffindbar, weil sie am Vorgang hängen statt in einem Ordnerbaum.
Workflows & Freigaben
Genehmigungsprozesse für Rechnungen, Verträge und technische Dokumente laufen über dieselbe Workflow-Engine wie alle anderen Freigaben – mit Eskalationslogik, Erinnerungen und feingranularer Rechtesteuerung je Dokumenttyp.
Revisionssichere Archivierung
Langzeitarchivierung entlang der GoBD-Kernanforderungen: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auffindbar. Jeder Zugriff, jede Ansicht und jede Änderung ist mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert.
Volltextsuche & Verknüpfung
PDFs, Scans und Office-Dokumente werden per OCR inhaltlich durchsuchbar – inklusive direkter Verknüpfung zu Aufträgen, Belegen, Chargen und Projekten, sodass ein Dokument über den Vorgang gefunden wird, nicht über den Dateinamen.
Zu Dokumentenmanagement und Archivierung
Was bedeutet „revisionssicher“ hier konkret?
Die Ablage erfüllt die GoBD-Kernanforderungen: Dokumente bleiben vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar, sind innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar und lassen sich jederzeit auffinden. Jeder Zugriff ist mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert.
Wie funktioniert die Volltextsuche bei gescannten Dokumenten?
Gescannte PDFs und Bilddateien werden per OCR-Texterkennung inhaltlich durchsuchbar gemacht. Eine Suche nach einer Vertragsklausel oder einer Rechnungsnummer findet damit auch Dokumente, die ursprünglich nur als Bild vorlagen.
Wie sind Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt?
Über dasselbe Rechtemodell wie der Rest der Plattform: Rollenbasierte Rechte lassen sich je Dokumenttyp vergeben, und jeder Zugriff wird protokolliert. Wer keine Freigabe für einen Vertrag hat, findet ihn über die Suche gar nicht erst.
Ersetzt das DMS ein separates Archivsystem?
Ja, das ist der Ansatz. Das DMS ist Teil der Plattform, nicht ein zweites System daneben – ein Dokument gehört dorthin, wo der Vorgang steht: an den Auftrag, die Charge, den Partner.
Wie laufen Freigaben für Rechnungen oder Verträge konkret ab?
Über dieselbe Workflow-Engine wie jede andere Genehmigung im System: mit Eskalation, wenn eine Frist verstreicht, und mit einem Status, der jederzeit sichtbar ist. Die Freigabe bleibt am Dokument, statt in einer separaten E-Mail-Kette zu entstehen.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Fall
Bringen Sie einen Vorgang mit, dessen Unterlagen heute an mehreren Stellen liegen. Daran zeigen wir, wie die Ablage am Vorgang aussieht.